Rekruttering

Behandling af personoplysninger ved rekruttering

Formålet, med at indsamle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen, er at vurdere dig til den konkrete stilling hos ipnordic A/S, som du har søgt, eller i forhold til en anden stilling hos ipnordic A/S eller i en Enreach-koncernens selskaber, som vi har vurderet kan være relevant for dig.

Hvis vi modtager dine personoplysninger på baggrund af vores henvendelse til dig, behandler vi dine personoplysninger med det formål at kunne vurdere, om din profil passer til en stilling hos ipnordic A/S, som vi har vurderet kunne være egnet for dig. Vi forholder os samtidigt retten til at behandle dine personoplysninger for at sikre dokumentation for korrekt rekrutteringsforløb i tilfælde af eventuelle klager.

Vi behandler også dine personoplysninger, hvis du har tilmeldt dig vores Jobagent for at modtage oplysninger om ledige stillinger hos os, deriblandt informationen om, hvornår og hvordan du kan ansøge stillinger hos os. Formålet med denne behandling er at efterkomme dit ønske om at modtage informationer om ledige stillinger via Jobagent.

Når du søger en stilling hos ipnordic A/S, modtager og behandler vi en række personoplysninger om dig. Det betyder, at vi er dataansvarlige for de personoplysninger, som vi behandler om dig. Hvis vi behandler dine personoplysninger med henblik på at tilbyde dig en stilling i en af Enreach-koncernens selskaber, vil vi altid informere dig om hvilken juridisk enhed der er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

Du finder vores kontaktoplysninger her:

ipnordic A/S
CVR nr.: 33577591
Nygade 17, 6300
Gråsten
job@ipnordic.dk
Tlf. 89 10 10 10

I forbindelse med rekrutteringsprocessen behandler vi almindelige personoplysninger om dig, men det kan også ske, at vi behandler oplysninger om strafbare forhold. I denne tekst kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi behandler om dig, når du søger en stilling hos os.

Når du søger en stilling hos os, indsamler vi en række personoplysninger, som er nødvendige, for vi kan behandle din ansøgning. Disse personoplysninger vil typisk være:

  • Obligatorisk kontaktinformation:
    Vi behandler personoplysninger som navn, adresse, e-mail og telefonnummer for at kunne kontakte dig ifm. rekrutteringsprocessen.

  • Obligatorisk ansøgningsmateriale:
    Vi behandler også almindelige personoplysninger i det ansøgningsmateriale, som du selv fremsender til os, det vil typisk være; ansøgning, CV, karakterblade, certifikater, attester, referencer samt øvrige bilag, du vælger at vedlægge i ansøgningsmaterialet.

  • Oplysninger, der behandles i forbindelse med jobsamtalen:
    Vi behandler personoplysninger registreret i jobsamtaleprocessen, det vil typisk være noter fra din jobsamtale samt testresultater hvis dette er relevant.

  • Oplysninger fra baggrundstjek:
    Vi behandler personoplysninger, der er indsamlet i forbindelse med tjek af referencer, og validering af uddannelsesmæssig baggrund, oplysninger indsamlet fra sociale medier og tidligere ansættelsesforhold, samt oplysninger vedr. straffeattest, hvis dette er relevant for den pågældende stilling.

  • Oplysninger der er nødvendige for at overholde gældende lovgivning:
    Vi behandler personoplysninger såsom opholds- og arbejdstilladelse, for at sikre os at du er berettiget til at arbejde i Danmark.

  • Oplysninger modtaget ifm. din registrering til vores Jobagent:
    Vi dine behandler personoplysninger som navn, e-mail samt hvilke jobkategorier du løbende vil informeres om.

  • Oplysninger indsamlet via tests:
    Vi behandler oplysninger fra faglige tests vi kan bede dig om at gennemføre inden indkaldelse til jobsamtalen.

Vi vurderer ansøgningen
Vi vurderer specifikt hver enkelt ansøgers kvalifikationer i forhold til den opslåede stilling. Når vi har læst ansøgningerne, udvælger vi kandidater til ansættelsessamtale(r). De kandidater, som ikke er blevet indkaldt til samtale, får besked om dette.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (f) som hjemmel, da der er tale om personoplysninger, som du selv har fremsendt til os med henblik på at blive ansat.

 

Når vi har udvalgt dig til ansættelsessamtale
I forbindelse med ansættelsessamtalerne modtager vi yderligere oplysninger om dig, som vi noterer til brug for det videre rekrutteringsforløb.

ipnordic A/S vil ofte modtage oplysninger, som du på eget initiativ aktivt overlader til os. Dennes opbevaring af oplysningerne må herefter – i hvert fald under den indledende del af processen – anses for at ske med dit samtykke, jf. også databeskyttelseslovens § 12, stk. 3.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (f) som hjemmel, da der er tale om personoplysninger, som du selv har oplyst med henblik på at blive ansat.

 

Oplysninger fra sociale medier
Ved rekruttering til stillinger med fokus på kunde- og samarbejdsrelationer kan det være relevant, at vi foretager en søgning på sociale medier. Det vil typisk være søgning på LinkedIn og Facebook.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (f) som hjemmel til at indhente oplysninger om kandidater fra sociale medier. Vi gør det for at kunne vurdere, om du har en profil, der passer ind i virksomheden og i den konkrete stilling.

 

Oplysninger fra tests
I forbindelse med rekruttering til nogle stillinger, kan ipnordic A/S bede ansøgeren om at gennemføre en test, det kan fx være udvikling af et stykke kildekode eller behandlingen af en case. Vi vurderer altid, om det er relevant i forhold til den pågældende stilling. Formålet med testen er at vurdere dine kompetencer og kvalifikationer som potentiel medarbejder og for at vurdere, om din profil passer ind i virksomheden og den konkrete stilling.

Vi anvender dit samtykke efter databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (a) som hjemmel til at behandle disse oplysninger, og du vil derfor blive bedt om at give dit samtykke, inden testen gennemføres. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os via kontaktoplysningerne, eller ved at slette din ansøgning via vores jobportal.

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

 

Kørekort
I nogle stillinger er det nødvendigt at se et gyldigt kørekort. Vi vurderer altid, ud fra den enkelte stillings indhold, om det er nødvendigt at fremvise kørekort. Formålet er at sikre, hvis din arbejdsfunktion nødvendiggør brug af bil, at du besidder et gyldigt kørekort.

Vi gemmer ikke en kopi af dit kørekort, men noterer os, at du i forbindelses med rekrutteringsprocessen kan fremvise et gyldigt kørekort.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (f) som hjemmel til at indhente oplysninger om gyldigt kørekort. Vi gør det for at kunne vurdere, om du har en profil, der passer ind i virksomheden og i den konkrete stilling.

 

Straffeattest
I nogle stillinger er det nødvendigt at se en straffeattest. Vi vurderer altid i forhold til den enkelte stillings indhold, om det er nødvendigt at indhente en straffeattest. Formålet er at sikre, at du fx kan opnå sikkerhedsgodkendelse til at færdes i datacentre.

Vi indhenter kun straffeattest, når du er blevet tilbudt en stilling hos os, og vi vil i den forbindelse først bede om dit samtykke til behandlingen.

Vi anvender samtykke efter databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 som hjemmel, når vi indhenter straffeattester. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os via kontaktoplysningerne, eller ved at slette din ansøgning via vores Jobportal.

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

 

Oplysninger fra tidligere arbejdsgiver
I nogle stillinger er det nødvendigt at indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere. Hvis vi indhenter referencer fra en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere, registrerer vi oplysningerne, som vi modtager.

Vi anvender dit samtykke efter databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (a) som hjemmel til at behandle disse oplysninger, og du vil derfor blive bedt om at give dit samtykke, inden vi kontakter en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere. Det kan du gøre ved at kontakte os via kontaktoplysningerne, eller ved at slette din ansøgning via vores jobportal.

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

 

Opholds- og arbejdstilladelse
Det er en betingelse for ansættelsen, at du har gyldig arbejds- og opholdstilladelse. For at sikre dette kan vi bede om en kopi af dit pas i forbindelse med ansættelsen.

Hvis du på grund af dit statsborgerskab skal have arbejds- og opholdstilladelse for at arbejde lovligt i Danmark, indhenter vi også kopi af din arbejds- og opholdstilladelse.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) c som hjemmel, når vi indhenter kopi af dit pas og eventuelt arbejds- og opholdstilladelse, da vi har pligt til at sikre dette efter udlændingelovens § 59, stk. 5.

 

Jobagent
Når du tilmelder dig vores Jobagent, behandler vi personoplysninger dine personoplysninger med det formål at sende dig notifikationer, når vi har ledige stillinger, der matcher de jobinteresser, som du har registreret i vores system.

Vi anvender dit samtykke efter databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (a) som hjemmel til at behandle disse oplysninger. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os via kontaktoplysningerne, eller ved at afmelde dig Jobagent via vores jobportal.

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

 

Særligt om følsomme oplysninger
Hvis du lider eller har lidt af en sygdom, der vil have væsentligt betydning for din arbejdsdygtighed i forhold til den pågældende stilling, som du er kandidat til, skal du senest under jobsamtaleforløbet, og i overensstemmelse med gældende lovgivning, informere os herom. Hvis vi vurderer, at helbredsoplysningen er relevant for den pågældende stilling, vil vi registrere oplysningen som en del af rekrutteringsforløbet.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 9 (2) (b) (overholdelse af arbejdsretlig forpligtelse), som hjemmel til behandling af helbredsoplysninger og sygdomsforhold.

Vi behandler på intet tidspunkt følsomme personoplysninger om dig i rekrutteringsforløbet, med undtagelse af ovenstående. Vi anmoder derfor om, at du udelader sådanne følsomme oplysninger fra dit ansøgningsmateriale, altså oplysninger om:

  • andre helbredsoplysninger end ovenstående
  • racemæssig eller etnisk oprindelse
  • politisk overbevisning
  • religiøs eller filosofisk overbevisning
  • fagforeningsmæssigt tilhørsforhold
  • genetiske og biometriske data
  • oplysninger om seksuel orientering

 

Vi anmoder samtidigt om, at du slører nationale identifikationsnumre, fx CPR-nummer, i det tilsendte ansøgningsmateriale, da nationale identifikationsnumre ikke er nødvendige oplysninger for rekrutteringsforløbet.

Rekrutteringsforløbet
Hvis du får afslag, sletter vi de oplysninger, vi har registreret om dig, inden for 6 måneder.
Hvis du bliver ansat, gemmer vi de oplysninger, som har været en del af rekrutteringsprocessen, i vores HR-system. Du kan altid logge ind i vores registreringssystem og slette dine oplysninger.

Hvis vi har indhentet kopi af din straffeattest i forbindelse med rekrutteringen, sletter vi den, så snart vi har registreret, at vi har set din straffeattest.

I nogle situationer vil vi gerne gemme din ansøgning, selv om du har fået afslag, med henblik på senere rekruttering. Hvis vi vil gemme din ansøgning, vil vi bede om dit samtykke til dette.

 

Jobagent
Når du tilmelder dig vores Jobagent, behandler vi dine personoplysninger i op til 6 måneder efter, at du har tilmeldt dig, herefter slettes din profil og den tilhørende data. Du kan altid logge ind i vores jobportal og slette din tilmelding til Jobagent.

Hvis vi finder det er nødvendigt for ovennævnte behandlingsformål, kan dine personoplysninger blive delt med en eller flere tredjeparter, uanset om disse er tilknyttet Enreach-koncernen eller ej, med det formål at behandle personligoplysninger i overensstemmelse med relevante instruktioner.

Databehandlere, som fx rekrutteringsbureauer, IT-hosting- og IT-serviceselskaber, er kontraktligt forpligtet til at indføre passende tekniske og organisatoriske tiltag for at sikre at dine personligoplysninger behandles i overensstemmelse med instruktionerne.

Hvis du ønsker at se en fuldstændig liste over de tredjeparter, vi kan dele dine personoplysninger med, kan du kontakte os via kontaktoplysningerne.

 

Særligt om ansøgning via LinkedIn og Jobindex
Vi videregiver dit brugernavn og tilknyttede e-mail til LinkedIn og Jobindex, hvis du anvender din LinkedIn- eller Jobindex profil til at registrere din jobansøgning hos os.

De forskellige udbydere indsamler endvidere personoplysninger i form af din adfærd på vores SoMe sider mv., og vil kunne sammenstille oplysningerne med din profil hos udbydere. I denne sammenhæng er de enkelte udbydere dataansvarlig for visse data og for andre, kan udbyderne have et delt dataansvar med ipnordic. Vi henviser derfor også til privatlivspolitikkerne for den pågældende udbyder af din profil og deres øvrige politikker for brug af platformene.

Efter lovgivningen i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har du række rettigheder. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os via kontaktoplysningerne.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende, forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på datatilsynet.dk.

Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet.  Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside datatilsynet.dk.

Vi har en databeskyttelsesrådgiver (DPO). Hvis du har spørgsmål om de personoplysninger, vi behandler om dig, er du velkommen til at kontakte vores DPO:

Frederik Kastoft-Davidsen
compliance@ipnordic.dk
Tlf. 89 10 12 96

Version 1.2, juni 2020